De week begon al goed. Na een fijn gesprek met die
aardige mensen van het buurthuis kon ze er weer helemaal tegen.
Okay, het paste niet bij het beleid
om dingen voor jongeren te organiseren, maar ze waren zo enthousiast en het
leek ze echt op te doen leven, daar had zij wel wat geld voor over.
Okay, Henk van Financiёn zou wel weer gaan zou wel weer gaan zeuren dat
het allemaal niet in de begroting stond. Maar je kan toch niet alles vooraf weten.
|
De week begon al goed. Natuurlijk had Shirley van Welzijn weer een toezegging
gedaan die hij nu moest nakomen.
Ze had verdorie zelf dat
beleidskader geschreven en nu moest hij haar gaan uitleggen dat het niet kon.
Ja, natuurlijk was het uiteindelijk een politiek besluit, maar toch.
Het leek wel alsof hij altijd maar de boe-man
moest zijn. Als ze gewoon even zelf de regels er op had nageslagen… dan was
er niets aan de hand geweest.
Nu kregen de mensen van het buurthuis valse hoop en dat wilde hij ook niet.
|
Herkenbaar? Betrapt
u er uw medewerkers
(of uzelf) ook wel
eens op dat u dit soort gedachten hebt? Dat voor uw gevoel de andere afdelingen
in uw organisatie niets snappen van uw afdeling? Maar ook dat de samenwerking met die andere
afdelingen moeizaam gaat, mensen lijken te vergeten dat zij samen voor de
burger bezig zijn en u meer tijd bezig bent met stukken op de goede plek
krijgen dan managen?
In dit
artikel zal ik ingaan op de wijze
waarop afdelingen hun eigen identiteit krijgen, waarom het zo moeilijk is om
integraal te gaan werken
en hoe u zorgt dat anders werken
wel een succes
wordt.
De identiteit van de
afdeling
De eerste
menselijke gemeenschappen waren op stamverbanden gebaseerd. Groepen mensen die
bij elkaar hoorde omdat ze een gemeenschappelijke cultuur hadden, gebruiken deelde en samen werkzaamheden uitvoerde. De
leden van een stam waren onderling van elkaar afhankelijk en interactie met de
ander was noodzakelijk. Dat een mens bij een stam wil horen is genetisch
ingebakken, immers zonder de stam wisten wij eeuwen geleden niet te overleven.
De stammen
van toen zijn verdwenen.
In de moderne tijd hebben verenigingen, religie-genootschappen of bedrijven de rol
van bindende relatie ingenomen. Mensen voelen zich verbonden met Nederland door
de kleur oranje op Koninginnedag, zij versterken hun binding met hun geloof
door dat actief te belijden of ontlenen status en aanzien door het bedrijf waar
ze werken.
De afdeling
binnen de organisatie is daarbij als de stam. Daar zijn mensen immers van
elkaar afhankelijk om de werkzaamheden
goed uit te kunnen voeren en is interactie noodzakelijk.
Het best zie
je dit onderscheid tussen de afdeling van de rest van de organisatie bij het
aantreden van een nieuwe
medewerkers. Als in
een eeuwenoude
initiatie worden er stappen door lopen:
- · Afscheid van het oude: de nieuwe medewerker laat gebruiken uit een eerder dienstverband of studentenleven los. Hier loopt men in pak of juist niet;
- · Toetreden tot de groep: de eerste grappen waar ook jij om kan lachen, de eerste opmerking over een andere afdeling, voor het eerst bij de groep horen;
- · Opname in de groep: je hoort er echt bij, jij wordt ook door anderen gezien als iemand van deze afdeling.
Juist doordat
het even duurt voordat je opgenomen bent in de afdeling, maakt het deel
uitmaken van die groep een significant onderdeel uit van de werkvreugde. Plezier in
het werk en de
prestaties van individu en afdeling nemen toe, naarmate de afdeling meer als
duidelijke groep fungeert.
De rol van de
leider van de afdeling is daarbij het scheppen van kaders en duidelijkheid
inzake de manier van werken
en functioneren van de afdeling. De manager is de leider van de stam, het
voorbeeld dat aangeeft welke
normen, waarden, gebruiken en rituelen bij deze afdeling horen.
Inburgeren
Op een andere
manier werken,
zeker als daardoor afdelingsoverschrijdend moet worden samengewerkt, heeft grote impact
op het groepsgevoel. Immers, omdat andere mensen samen werkzaamheden moeten gaat uitvoeren, ontstaat er een andere groep. Die groep moet weer een gemeenschappelijke
cultuur opbouwen en eigen gebruiken gaan delen.
De wereldgeschiedenis leert
ons dat het samengaan van twee
culturen niet af te dwingen is. Zomaar mensen in het systeem van een ander
positioneren creëert onrust, zoals het Midden Oosten ons laat zien. Het
opleggen van een andere denkwijze
veroorzaakt vaak verzet, zoals bij apartheid is bewezen. Ook als beperkte groep verbonden individuen
in een andere groep komen, zullen zij eerder geneigd zijn naar elkaar te
trekken, dan dat zij zich aanpassen aan het geldende cultuur. Dit laatste is in
Nederland nog steeds actueel bij de integratie van nieuwe inwoners.
De minderheid
van de procesdeelnemers zal moeten integreren, de meerderheid zal bereid moeten
zijn aan deze integratie bij te dragen. Gebruiken zullen moeten uitgelegd, nut
en noodzaak moeten worden verklaard. Normen en waarden zullen door de
nieuwkomers ter discussie worden gesteld en zo opnieuw hun waarde moeten bewijzen.
Vooral bij
het invoeren van procesgericht werken merk ik dat de afdelingscultuur op details afwijkt van de
organisatiecultuur. Juist deze relatief kleine afwijkingen zijn het die weerstand veroorzaken, hebben een relatief
grote impact op de weerstand
rondom de verandering. Zij zijn het die de aandacht van het
programmamanagement, de projectleider en het topmanagement moeten hebben.
Een succesvol huwelijk
U bent zich
nu bewust van de invloed van normen, waarden en gebruiken op de mate van
succesvolle samenwerking.
Daarmee heeft u direct een middel in handen om het samengaan van verschillende
culturen te stimuleren.
Zoals bij het
inburgeren een apart ritueel is ingevoerd, zo kunt ook u gebruikmakend van
rituelen het samengaan bekrachtigen. Zie het als een huwelijk.
Eerst nemen
mensen afscheid van hun oude werkomgeving
en afdeling. Een soort vrijgezellenfeest waarin nog een keer alle oude normen,
waarden en gebruiken tot uitdrukking komen. Daarna volgt het huwelijk zelf, een moment
waarop bewust wordt stilgestaan bij het nieuwe samenwerkingsverband. Tot slot zijn er de wittebroodsweken, een periode waarin
vorm wordt gegeven aan het nieuwe. Welke
zaken accepteert de nieuwe
groep wel of niet?
Hoe gaat de groep met elkaar om? Wat is de taakverdeling? Dat zijn zaken die in
deze eerste weken
na de formele start van de samenwerking duidelijk worden.
Nog lang en gelukkig
Openstaan voor elkaar, bereid zijn om iets vanuit het standpunt vanuit de
ander te bekijken, je realiseren dat het verbond voor jezelf gaat, zaken die
een huwelijk
gelukkig maken en in een andere samenwerkingsvorm ook van belang zijn. De beruchte “seven years itch”
komt in processen vaak al na één jaar, dat is dan ook het moment om met elkaar
nog eens te kijken naar de gemaakte afspraken.
Hoewel er vaak
gedacht wordt dat het enkele gegeven dat mensen vanuit het werkzaamheden gedwongen
zijn samen te werken
ook tot een succesvolle samenwerking
leidt, is de mate van succesvol zijn afhankelijk van de individuele bereidheid
van de deelnemers in het proces om samen te werken. Die bereidheid komt voort uit de wil en
motivatie om van de samenwerking
een succes te maken. Die wil en motivatie zijn deels te sturen door duidelijk
te maken wat het doel van de samenwerking is, deels wordt zij beïnvloed dat de subjectieve
gevoelens van de betrokkenen.
Samenvattend
- · Realiseer je dat in een samenwerking mensen niet alleen zichzelf maar ook de normen, waarden en gebruiken uit hun oude afdeling meenemen.
- · Gebruik rituelen (borrel, uitje) om afscheid te nemen van het oud en het nieuwe te verwelkomen.
- Stel na een jaar, met open blik, de gemaakte afspraken ter discussie om ze te kunnen vervangen door afspraken die beter passen bij de groep op dat moment.